Bei einer Tagung, einem Seminar oder einer Konferenz mit Teilnehmern verschiedener Nationalitäten sind Dolmetscher unerlässlich, um eine gute Kommunikation herzustellen. Und zweifelsohne haben Sie aus diesem Grund auf ein Team von Fachleuten zurückgegriffen, das alles tun wird, damit die Arbeiten so gut wie möglich laufen. Damit auch die Dolmetscher eine Leistung auf hohem Niveau erbringen können, ist Ihre Hilfe von entscheidender Bedeutung. Aus diesem Grund wollen wir Ihnen hier ein paar Tipps geben, die zum Erfolg der Veranstaltung beitragen können.

1 - Tipps für Vortragende: Geben Sie bitte jedem Vortragenden eine Kopie des Textes "Tipps für Vortragende" .

2 - Dokumentation: Obwohl die Dolmetscher auf Grund ihrer Ausbildung und ihrer Erfahrung eine umfangreiche Allgemeinbildung besitzen, sind sie nicht auf alle Bereiche spezialisiert. Es ist Aufgabe der Organisation, den Dolmetschern die Dokumentation zukommen zu lassen, die es diesen ermöglicht, sich mit den zu behandelnden Themen vertraut zu machen. Denken Sie bitte daran, dass ein Dolmetscher alles verstehen muss, um die Information weitergeben zu können.

Damit der Dolmetscher sich angemessen vorbereiten kann, solltem ihm rechtzeitig (im Idealfall 15 Tage im voraus) und möglichst in allen Arbeitssprachen folgende Elemente zur Verfügung gestellt werden:

a) Arbeitsprogramm oder Tagesordnung
b) Allgemeine Dokumentation über den Veranstalter (Verein, Unternehmen usw.)
c) Berichte oder Protokolle von früheren Konferenzen über das gleiche Thema
d) Zeitschriften oder Artikel aus dem spezifischen Bereich
e) Texte oder Zusammenfassungen der Vorträge

Außerdem benötigt der Dolmetscher während der Tagung noch folgendes:

f) Die Texte, die während der Veranstaltung vorgelesen werden. Damit ein geschriebener Text gedolmetscht werden kann, muss der Dolmetscher eine Kopie zur Verfügung haben.
g) Kopien der PowerPoint-Präsentationen und Dia-Vorträge
h) Liste der Teilnehmer
i) Name und kurzer Lebenslauf der Vortragenden und Präsidiumsmitglieder
j) Name und Funktion der anwesenden offiziellen Persönlichkeiten
k) Sämtliche Dokumente, die den Teilnehmern übergeben wurde

3 - Informationssitzung: Bei Tagungen mit einem hohen technischen Niveau, ziehen Sie die Möglichkeit in Betracht, eine Zusammenkunft mit den Dolmetschern zu organisieren, damit eventuelle Unklarheiten hinsichtlich der Terminologie oder der Vorgehensweise geklärt werden können.

4 - Gesprächspartner: Um eine gute Koordinierung zu sichern, sollte der Veranstalter eine Person benennen, die den Kontakt zum Dolmetscherteam aufrechterhält (das seinerseits einen Teamchef oder einen Koordinator besitzt).

5 - Technische Anlage: Der Veranstalter sollte sich vergewissern, ob die vorhandene technische Anlage seinen Bedürfnissen entspricht (Anzahl der Kabinen, Mikrofone, Kopfhörer) und ob das Material sich in einem guten Funktionszustand befindet. Vor Beginn der Tagung bitten Sie den Chef des Dolmetscherteams und die Techniker, den guten Zustand der Einrichtungen zu überprüfen.

6 - Projektionen: Wenn Dia-Vorträge oder PowerPoint-Präsentationen vorgesehen sind, vergewissern Sie sich, dass der Bildschirm so angebracht ist, dass alle Dolmetscher eine gute Sicht auf die Projektionen haben und dass sie rechtzeitig Kopien der zu projektierenden Texte erhalten haben.

Für den Fall, dass Filme oder Vídeos gezeigt werden, denken Sie bitte daran, dass diese nur gedolmetscht werden können, wenn es eine direkte Tonverbindung zu den Kabinen gibt, wenn das Manuskript den Dolmetschern rechtzeitig ausgehändigt wurde und wenn die Sprechgeschwindigkeit der normalen Lesegeschwindigkeit entspricht.

7 - Ein Raum für die Dolmetscher: Stellen Sie den Dolmetschern möglichst einen Raum zur Verfügung, wo sie sich erholen und mit der Dokumentation vertraut machen können.