Lors d’une conférence, d’un séminaire ou d’une réunion avec des participants de différentes nationalités, les interprètes sont indispensables pour qu’il y ait une bonne communication. C’est, sans aucun doute, la raison pour laquelle vous avez engagé une équipe de professionnels qui fera tout pour que les travaux se déroulent de la meilleure façon possible. Toutefois, votre aide est indispensable afin que les interprètes puissent fournir un service de qualité. C’est pourquoi nous prenons la liberté de vous donner quelques suggestions qui peuvent contribuer au succès de l’évènement.

1 - Suggestions aux orateurs : veuillez distribuer à tous les orateurs une copie du texte "Suggestions aux orateurs" .

2 - Documentation : bien que les interprètes soient dotés d’une vaste culture générale de par leur formation et leur expérience, ils ne sont spécialisés dans tous les domaines. C’est pourquoi l’organisation doit fournir de la documentation pour qu’ils puissent se familiariser avec les sujets à traiter. Rappelez-vous qu’un interprète a besoin tout d’abord de comprendre le message avant de pouvoir le transmettre.

Pour que l’interprète puisse dûment se préparer, il devra recevoir à l’avance (l’idéal est 15 jours avant) et si possible, dans toutes les langues de travail, les éléments suivants:

a) Programme ou Ordre des travaux.
b) Documentation générale sur l’entité organisatrice (l’association, l’entreprise, etc.)
c) Rapports ou actes de réunions antérieurs sur le même thème.
d) Revues ou articles  spécialisés.
e) Textes ou résumés des communications qui vont être présentées.

En outre, pendant la conférence, l’interprète a besoin de:

f) Textes des communications lues pendant les sessions. Pour qu’un texte écrit puisse être interprété, il est fondamental que les interprètes disposent d’une copie.
g) Copies des présentations en PowerPoint et des diapositives montrées.
h) Liste des participants.
i) Nom et CV succint des orateurs et des membres de la table.
j) Nom et fonction des entités officielles présentes.
k) Ensemble de la documentation fournie aux participants.

3 - Session d’information : pour des conférences d’un niveau technique élevé, envisagez la possibilité d’organiser une session avec les interprètes pour qu’ils puissent éclaircir les doutes éventuels qu’ils pourraient avoir sur la terminologie ou la procédure.

4 - Interlocuteur : pour garantir une bonne coordination, l’organisation devra nommer quelqu’un pour établir le contact avec l’équipe des interprètes (cette équipe aura également un chef d’équipe ou un coordinateur).

5 - Installation technique : l’organisation devra s’assurer que le matériel technique installé correspond aux besoins (nombre de cabines et de canaux, micros, écouteurs) et que le matériel fonctionne bien. Avant le début de la conférence, demandez au chef d’équipe d’interprétation et aux techniciens de vérifier le bon fonctionnement de l’équipement.

6 - Projections : s’il y a des projections de diapositives ou en PowerPoint prévues,  assurez-vous que l’écran est placé de façon à que les interprètes puissent bien le voir et qu’ils reçoivent à temps les copies des textes qui vont être projetés.

Dans le cas de projection de films ou de vidéos, nous rappelons que ceux-ci ne peuvent être interprétés que si le son est directement relié aux cabines, si le texte du script a été préalablement remis aux interprètes et si la vitesse du discours correspond à la vitesse de lecture normale.

7 - Salle des interprètes : dans la mesure du possible, mettez à la disposition des interprètes un espace où ils peuvent se reposer et étudier la documentation.