En una conferencia, seminario o reunión con participantes de diferentes nacionalidades, los intérpretes son indispensables para permitir una buena comunicación. Es sin duda este el motivo por el que ha contratado un equipo de profesionales que hará todo lo posible para que los trabajos se desarrollen de la mejor manera. Sin embargo, para que los intérpretes puedan prestar un servicio de calidad, su ayuda es preciosa. Por ello nos permitimos hacer pequeñas sugerencias que en mucho pueden contribuir para el éxito del evento.

1 - Sugerencia a los oradores: Distribuya a todos los oradores una copia del texto "Sugerencias a los oradores" .

2 - Documentación: Aunque los intérpretes por su formación y experiencia tengan una vasta cultura general, no son especialistas en todos los campos. Corresponde a la organización hacer llegar a los intérpretes la documentación que les permita familiarizarse con los asuntos a tratar. Recuerde que para que un intérprete pueda transmitir un mensaje, necesita ante todo comprenderlo.

Para que el intérprete se pueda preparar debidamente, deberá recibir con alguna antelación (idealmente 15 días) y si posible en todos los idiomas de trabajo, los siguientes elementos:

a) Programa u Orden del Día
b) Documentación general sobre la entidad organizadora (asociación, empresa, etc).
c) Informes o actas de reuniones anteriores sobre el mismo tema.
d) Revistas o artículos de la especialidad.
e) Textos o resúmenes de las comunicaciones que se van a presentar.

Además, durante la conferencia el intérprete necesita también lo siguiente:

f) Textos de las comunicaciones leídas durante las sesiones. Para que un texto escrito pueda ser interpretado, es fundamental que los intérpretes dispongan de una copia.
g) Copias de PowerPoint y slides presentados.
h) Lista de participantes.
i) Nombre y breve currículum de los oradores y de los miembros de la (s) mesa (s).
j) Nombre y cargo de entidades oficiales presentes.
k) Toda la documentación distribuida a los participantes.

3 - Sesión de información: En conferencias de alto nivel técnico, considere la posibilidad de organizar una sesión con los intérpretes para aclarar eventuales dudas de terminología o de procedimiento.

4 - Interlocutor: Para garantizar una buena coordinación, la organización deberá nombrar una persona para establecer el contacto con el equipo de intérpretes (que a su vez tendrá un jefe de equipo o coordinador).

5 - Instalación técnica: La organización deberá asegurarse de que el material técnico instalado corresponde a sus necesidades (número de cabinas y de canales, micrófonos, auriculares) y de que el material está en buen estado de funcionamiento. Antes del inicio de la conferencia, solicite al jefe de equipo de interpretación y a los técnicos que comprueben el funcionamiento de los equipos.

6 - Proyecciones: En el caso de haber proyecciones de diapositivas o PowerPoint, certifíquese de que la pantalla está colocada de manera que permita a todos los intérpretes una buena visión de las proyecciones y de que los intérpretes recibieron a tiempo copias de los textos que van a ser proyectados.

Caso haya proyección de películas o vídeos, recordamos que éstos sólo podrán ser interpretados si hay conexión directa de sonido con las cabinas, si el texto del guión se ha entregado previamente a los intérpretes y si la velocidad del discurso corresponde a la velocidad de lectura normal.

7 - Sala de los intérpretes: Si es posible ponga a disposición de los intérpretes un espacio donde puedan descansar y estudiar la documentación.