In una conferenza, seminario o riunione con partecipanti di diverse nazionalità, gli interpreti sono indispensabili per consentire una buona comunicazione. Sicuramente è per questo motivo che l'organizzazione ha reclutato un team di professionisti che farà tutto il possibile affinché i lavori si svolgano nel migliore dei modi. Ma perché gli interpreti possano offrire un servizio di qualità, occorrerà anche la vostra collaborazione. Per questo, vi proponiamo alcuni suggerimenti che possono contribuire al successo dell'evento.

1 - Suggerimenti ai relatori: vi preghiamo di distribuire a tutti i relatori una copia del testo "Suggerimenti ai relatori".

2 - Documentazione: sebbene grazie alla loro formazione ed esperienza abbiano una vasta cultura generale, gli interpreti non sono degli specialisti in ogni campo del sapere. Spetta quindi all'organizzazione far avere agli interpreti la documentazione necessaria perché possano approfondire gli argomenti della riunione. Vi ricordiamo infatti che per trasmettere un messaggio, l'interprete dovrà innanzitutto averlo capito.

Affinché un'interprete possa prepararsi al meglio, dovrà ricevere con anticipo sufficiente (l'ideale sono 15 giorni) e se possibile in tutte le lingue di lavoro, i seguenti elementi:

a) Programma o ordine del giorno.
b) Documentazione generale sull'organizzatore della conferenza
(associazione, azienda, ecc.)
c) Rapporti o verbali delle riunioni precedenti sullo stesso argomento.
d) Riviste o articoli specializzati.
e) Testi o riassunti delle comunicazioni da presentare.

Durante la conferenza gli interpreti avranno inoltre bisogno di:

f) Testi delle comunicazioni da leggere durante la seduta di lavoro.
Affinché un testo scritto possa essere interpretato, è fondamentale che gli interpreti ne abbiano una copia.
g) Copie dei PowerPoint e diapositive presentate.
h) Elenco dei partecipanti.
i)  Nome e breve curriculum dei relatori e dei membri del (i) tavolo (i).
j)  Nome e incarico delle personalità ufficiali presenti.
k) Tutta la documentazione distribuita ai partecipanti.

3 - Sessione informativa: in conferenze ad alto contenuto tecnico, l'organizzazione dovrebbe considerare l'eventualità di organizzare una sessione con gli interpreti al fine di chiarire eventuali dubbi terminologici o procedurali.

4 - Interlocutore: al fine di garantire un buon coordinamento, l'organizzazione dovrebbe nominare una persona di riferimento che tenga i contatti con l'équipe di interpreti (che a sua volta avrà un capo équipe o coordinatore).

5 - Impianto tecnico: l'organizzazione dovrà verificare che il materiale tecnico installato corrisponde al fabbisogno (numero di cabine e di canali, microfoni, cuffie) e che il materiale si trova in ottime condizioni funzionali. Prima dell'inizio della conferenza, occorre chiedere al capo équipe degli interpreti e ai tecnici che verifichino il buon funzionamento dell'impianto.

6 - Proiezioni: in caso di proiezioni di diapositive o PowerPoint, occorre verificare che lo schermo si trovi posizionato in modo tale da consentire una buona visione delle proiezioni da parte di tutti gli interpreti e inoltre che gli interpreti abbiano ricevuto per tempo copie dei testi che verranno proiettati.

In caso di proiezione di filmati o video, ricordiamo che essi possono essere interpretati unicamente se esiste il collegamento diretto del suono alle cabine, se la trascrizione del filmato è stata precedentemente consegnata agli interpreti e se la velocità del discorso corrisponde ad una velocità normale di lettura.

7 - Sala interpreti: se possibile, è buona idea mettere a disposizione degli interpreti uno spazio dove possano riposare e studiare la documentazione.